Como ser mais produtivo

A produtividade está intimamente ligada à boa gestão do tempo. Para aprender como ser mais produtivo, é preciso usar o tempo a seu favor e priorizar, com assertividade, a escala de atividades pessoais e profissionais¹.

Ou seja, a administração adequada do tempo aumenta a sua produtividade ¹. Portanto, é preciso conhecer técnicas e ferramentas que o ajudem a gerir melhor cada atividade e que cada uma renda, é claro, bons resultados. Sonho ou realidade?

Com este texto, podemos afirmar que a sensação de “dever cumprido” pode ser alcançada com algumas mudanças de hábito. Veja dicas de produtividade no trabalho e descubra quais métodos são mais eficazes para você. Boa leitura!

O que é produtividade?

Produtividade é fazer uma atividade em menos tempo e com a menor quantidade de recursos possíveis ¹. Então, qual é a base desse conceito? Tempo. E ele precisa ser acompanhado pelo foco e pela concentração para executar um trabalho mais rápido e bem-feito.

Porém, quando falamos em como ser mais produtivo, logo vem à cabeça os desperdiçadores de tempo, não é mesmo? Não estamos falando sobre os desperdiçadores de tempo que envolvem atividades construtivas ou relaxantes ¹.

Mas sobre os desperdiçadores que não impactam em nada a vida. Que são inúteis e irrelevantes para concluir as tarefas do dia. Eles são, normalmente, de origem ¹:

  • interna ou autogerados: desorganização, procrastinação e dificuldade em falar “não”;
  • externa ou gerados pelo ambiente: visitas, telefonemas, e-mails sem importância, notificações do celular, reuniões improdutivas, conversas paralelas, relatórios sem uso prático etc.

Mas, então, já que esses aspectos internos e externos acontecem todos os dias, como melhorar a produtividade no trabalho? Entenda a seguir!

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Como ser mais produtivo?

A importância da produtividade no trabalho é notória quanto ao seu impacto na motivação, na autoconfiança e na autogestão do colaborador. É como se fosse um ciclo: quanto mais motivação, maior a produtividade; quanto mais produtividade, maior é a motivação ².

E o assunto de como ser mais produtivo não é recente. Lá nos anos 70, Walton expôs oito princípios que influenciam na relação da pessoa com o seu ambiente de trabalho. Veja quais são as categorias consideradas relevantes à qualidade de vida e à produtividade do trabalhador ¹.

  1. Salário e benefícios justos e adequados;
  2. Condições seguras e salutares de trabalho com jornadas de trabalho padronizadas e ambiente com boa infraestrutura;
  3. Oportunidade para desenvolver o capital humano, com requisitos que incluem autonomia, planejamento, tarefas completas e múltiplas habilidades;
  4. Oportunidade para crescimento contínuo e evolução na carreira;
  5. Integração social com bons relacionamentos interpessoais e igualdade de oportunidades;
  6. Cumprimento das leis e dos direitos trabalhistas, liberdade de expressão e respeito à privacidade;
  7. Equilíbrio entre vida pessoal e profissional;
  8. Atuação empresarial de modo socialmente responsável.

Ou seja, essas categorias são consideradas fatores externos que impactam diretamente os internos. Logo, quando há uma harmonia entre eles, a pessoa se sente mais motivada e com maior autoestima, elevando a sua produtividade ¹.

Mas, como ser mais produtivo com as próprias ações no dia a dia? Veja como montar um plano de ação para melhorar a produtividade no trabalho.

Dicas de produtividade

1. Mensure o tempo que você tem

Para aprender como ser mais produtivo é preciso saber como gerenciar melhor o seu tempo. E para dar o primeiro passo é necessário entender qual é o seu tempo disponível por dia e por semana ¹.

Só assim será possível equilibrar as tarefas com o tempo de trabalho livre. Até porque, às vezes, há alguma reunião, viagem ou algum evento corporativo que diminui o tempo trabalhado.

2. Anote as suas atividades

Quer entender se o planejamento está dando certo? Anote as atividades realizadas e analise como você controla o seu tempo ¹.

Com essa agenda ou caderno é possível entender a sua necessidade e eficiência nas tarefas executadas, e ainda escolher qual é a melhor forma de gestão do tempo para você ¹.

3. Perceba o seu horário mais ativo

Outra maneira de como ser mais produtivo é entender qual é o horário que você está mais ativo, alerta e com maior desempenho. É de manhã, à tarde ou à noite?

Adapte esse horário ao seu tempo de trabalho e defina as tarefas de acordo com o seu desempenho ¹. 

Um exemplo é: você prefere executar uma tarefa mais difícil logo após o almoço? Se a resposta for não, coloque-a para a parte da manhã ou fim da tarde.

4. Defina suas prioridades

É essencial que você defina suas prioridades e inclua essa prática no plano de ação para melhorar a produtividade. É a partir das suas tarefas prioritárias que o planejamento diário e semanal é realizado ¹.

Para definir as suas prioridades e melhorar a sua produtividade no trabalho ¹:

  • escreva todas as tarefas que você precisa executar. Inclua desde as comuns e rotineiras até as mais longas;
  • ordene as tarefas por ordem de prioridade: quais são as mais urgentes e importantes?.

Pode-se usar o sistema ABC ¹:

  • Prioridade A: tarefa urgente que precisa ser feita imediatamente;
  • Prioridade B: tarefa importante, mas que não precisa ser executada com pressa. É importante, mas não tem prazo;
  • Prioridade C: tarefas não urgentes, mas que precisam ser feitas.

5. Organize-se

Lembra que a desorganização é considerada um desperdiçador de tempo? E mais: ela é um tipo de desperdício interno, autogerado pela própria pessoa ¹.

Por isso, a organização só depende de você. Comece limpando e organizando a sua área de trabalho. Distribua os itens e materiais da mesa com foco em minimizar esforços e deixá-la o mais funcional possível ¹.

6. Pare de procrastinar

Outra dica de produtividade importante é a necessidade de abandonar de vez o ato de procrastinar. Ou seja, não inclua uma tarefa não importante no lugar de uma urgente ¹.

A procrastinação pode impedir o cumprimento do planejamento e ainda afetar outras pessoas do seu trabalho ¹.

7. Saiba dizer “não”

Nem sempre é possível dizer sim para todos. Afinal, algumas tarefas precisam ser finalizadas e entregues dentro do prazo, certo?

Para aprender a dizer “não”, dê alternativas como ¹:

  • “Eu preciso entregar meu trabalho no prazo tal. A sua demanda é para quando?”;
  • “Adoraria dizer sim, mas preciso terminar essa tarefa antes”;
  • “Agora estou sem tempo. Quando eu estiver disponível, eu aviso”;
  • “Obrigada pela confiança, mas, no momento, não estou com horário livre na agenda para mais uma demanda”.

E isso vale para visitas de colegas na sua estação de trabalho, reuniões desnecessárias, entre outras situações cotidianas.

Ferramentas para aumentar a produtividade

As ferramentas tecnológicas são ótimas ajudantes quando o assunto é como ser mais produtivo. Veja algumas opções que você pode testar e escolher a que mais atende às suas necessidades ¹:

Além dessas plataformas e aplicativos, há um método bastante usado mundialmente para gestão do tempo. Já ouviu falar na técnica Pomodoro? Você utiliza um ciclo de 25 minutos para concluir apenas uma tarefa de cada vez. Ao fim desse ciclo, há uma pausa de 5 minutos. Após quatro ciclos, tire uma pausa de 15 minutos e recomece novamente o primeiro estágio ¹.

Percebeu que é primordial administrar bem o tempo para aumentar a sua produtividade? Para aprender como ser mais produtivo é preciso foco, disciplina e concentração no dia a dia e entender que tempo é algo limitado e precisa ser bem-utilizado.

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Rocha, Davi. Gestão do Tempo e Produtividade–. Conceitos e Ferramentas (2013).

Bonfante JG, et al. O Impacto da qualidade de vida no trabalho sobre a produtividade. Rev. Científica Eletrônica UNISEB, Ribeirão Preto. 2015; 6(6): 114-129.